Etika Menulis Email
ETIKA PENULISAN EMAIL
Netiket
atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail.
Seperti halnya berkomunikasi melalui surat
atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh
tatacara sendiri. Bisa dibayangkan. Hampir setiap hari ada
jutaan e-mail dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Maka
salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita
menerima pesan e- mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim
kembali seutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab
pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau
"betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita
mengetahui beberapa di antaranya:
1.
Jangan terlalu banyak mengutip.
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari
sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda
terima secara otomatis ke dalam isi surat
Anda.
Jika
harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus
bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang
relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang
membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa
tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.
2.
Perlakukan e-mail secara pribadi.
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara
pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti
kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat
komunikasi personal.
3.
Jangan gunakan huruf kapital.
Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang
menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi
di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan
e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin
saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
4.
Jangan Membicarakan Orang Lain.
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-
kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E- mail
memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan
meneruskannya (forward) ke orang lain.
6.
Jangan gunakan CC.
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di
mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda
melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa
melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila
alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon
copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya
sendiri.
7.
Jangan gunakan format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan
format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami
kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau
kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
8. Jawablah Secara Masuk
Akal
Jawablah
setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan
dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda
menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan
0 komentar:
Posting Komentar